Betriebskostenabrechnung: Was zählt zu den Betriebskosten einer Wohnung?

Wer eine Immobilie besitzt oder mietet, weiß: Neben dem Kauf- oder Mietpreis fallen regelmäßig weitere Kosten an. Die sogenannten Betriebskosten sichern den laufenden Betrieb eines Gebäudes und decken Ausgaben wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Versicherung ab.

Die Betriebskosten in der Wohnung sind ein komplexes, aber wichtiges Thema für Mieter wie Vermieter. Wer weiß, was Betriebskosten sind, was laut Betriebskostenverordnung umgelegt werden darf und welche Posten ausgeschlossen sind, kann Abrechnungen besser verstehen – und unnötige Nachzahlungen vermeiden.

Die Betriebskosten gehören zu den festen Bestandteilen der monatlichen Wohnkosten. Sie sind oft Bestandteil der Nebenkostenabrechnung und führen bei Mieterinnen und Mietern nicht selten zu Unsicherheit – besonders, wenn Nachzahlungen drohen.

Im Immobilienbereich umfassen Betriebskosten alle wiederkehrenden Aufwendungen, die nötig sind, um eine Immobilie in Schuss zu halten und deren Nutzung zu gewährleisten.

Betriebskosten Wohnung: Was gehört alles zu den Betriebskosten – und was nicht?

In einer Mietwohnung werden Betriebskosten meist monatlich über eine Vorauszahlung gezahlt und später über die Betriebskostenabrechnung genau abgerechnet. Doch was zählt alles zu den Betriebskosten?

Typische Betriebskosten für Mieter sind z. B.:

• Grundsteuer
• Wasser- und Abwassergebühren
• Müllabfuhr
• Heizkosten und Wartung der Heizungsanlage
• Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen (zum Beispiel Treppenhaus oder Hof)
• Versicherungen wie Gebäude- oder Haftpflichtversicherung
• Schornsteinfegergebühren
• Hausmeister-, Gartenpflege- und Reinigungskosten
• Aufzugskosten

Diese Kosten können, wenn mietvertraglich vereinbart, auf die Mieter umgelegt werden – dann spricht man von umlagefähigen Betriebskosten.

Ein wichtiger Punkt für Mieter: Viele dieser Kosten dürfen Vermieter auf die Mieter umlegen – aber nur, wenn das im Mietvertrag klar vereinbart wurde. Nicht umlagefähig, da sie nicht den laufenden Gebrauch, sondern die Werterhaltung oder Organisation betreffen, sind dagegen:

• Rücklagen für Instandhaltung
• Verwaltungskosten
• Reparaturen
• Bankgebühren
• Abschreibungen

Beispiel: Betriebskosten einer 80 m² Mietwohnung

Hier ist eine beispielhafte monatliche Kostenaufstellung für eine Mietwohnung mit 80 m² Wohnfläche im Jahr 2025, basierend auf aktuellen Durchschnittswerten:

Gesamtsumme monatlich: ca. 258,40 Euro bzw. ca. 3,23 Euro pro Quadratmeter

Diese Werte ergeben sich aus dem aktuellen Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes und geben eine gute Orientierung für eine typische Mietwohnung 2025. Die tatsächlichen Kosten können je nach Region, Gebäudezustand und individuellem Verbrauch variieren. Besonders die Heiz- und Warmwasserkosten sind verbrauchsabhängig und können Schwankungen unterliegen.

Sind Betriebskosten und Nebenkosten das Gleiche?

Nein, Betriebskosten und Nebenkosten sind nicht identisch. Der rechtlich präzisere Begriff Betriebskosten bezieht sich auf laufende, durch die Nutzung entstehende Kosten, die – wenn mietvertraglich vereinbart – auf Mieter umgelegt werden können (z. B. Heizung, Wasser, Grundsteuer).

Nebenkosten sind der weiter gefasste Oberbegriff für alle im Zusammenhang mit der Immobilie anfallenden Kosten, einschließlich nicht umlagefähiger Positionen wie Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltung.

Zusammenfassung

Wichtig ist hier der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten: Betriebskosten sind Teil der Nebenkosten – aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten.

• Umgangssprachlich werden die Begriffe oft synonym genutzt.
• Rechtlich sind Betriebskosten eine Unterkategorie der Nebenkosten.
• Betriebskosten sind umlagefähige Nutzungskosten; Nebenkosten umfassen alle Vermieterkosten (inkl. nicht umlagefähiger Positionen).

Kalte und warme Betriebskosten

Betriebskosten werden in zwei Hauptgruppen unterteilt: kalte und warme Betriebskosten. Diese Unterscheidung ist wichtig, um die monatlichen Nebenkosten besser nachvollziehen und mögliche Sparpotenziale erkennen zu können.

Kalte Betriebskosten

Zu den kalten Betriebskosten zählen alle regelmäßigen Ausgaben, die unabhängig von Heizung oder Warmwasser entstehen. Sie heißen kalt weil sie nicht vom Energieverbrauch abhängen und decken vor allem den allgemeinen Betrieb und die Pflege einer Immobilie ab. Beispiele sind:

• Grundsteuer
• Wasser- und Abwassergebühren
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Hausmeister- und Gartenpflege
• Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Bereichen
• Versicherungen (z. B. Gebäude- oder Haftpflichtversicherung)
• Schornsteinfegergebühren

 
Diese Kosten sind meist stabil und verändern sich kaum über das Jahr. Würde ich so nicht schreiben, da sie sich verändern. Vermieter können sie anteilig nicht anteilig voll auf die Mieter umlegen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist. 

Warme Betriebskosten

Warme Betriebskosten entstehen durch Heiz- und Warmwasserversorgung. Sie hängen direkt vom persönlichen Verbrauch ab, wodurch Mieter hier besonders Einfluss nehmen können. Dazu gehören:

• Heizenergie (z. B. Gas, Öl, Fernwärme oder Strom)
• Wartung und Betrieb der Heizungsanlage
• Brennstoffkosten
• Warmwasserbereitung
• Mess- und Abrechnungskosten

 
Die Abrechnung erfolgt nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig. Wer bewusst Energie spart, profitiert direkt von niedrigeren Nebenkosten Betriebskosten. 

So können Sie als Mieter sparen

• Räume mehrmals täglich stoßlüften statt Fenster dauerhaft gekippt zu lassen.
• Heizkörper regelmäßig entlüften.
• Thermostat auf eine konstante, moderate Temperatur einstellen – jedes Grad weniger spart Energie.
• Tropfende Wasserhähne oder laufende Toilettenkästen sofort melden, um Wasserverluste zu vermeiden.
• Im Sommer den Warmwasserverbrauch bewusst senken, z. B. durch kürzere Duschzeiten.
• Bei hohen Nebenkosten: die Abrechnungen prüfen und bei Unklarheiten Einsicht in Belege verlangen.

Betriebskostenverordnung und Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt genau fest, welche Kosten in der Abrechnung auf Mieter umgelegt werden dürfen. Im Jahr 2025 umfasst § 2 BetrKV weiterhin 17 klar benannte Kostenarten – darunter Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Aufzüge und Gartenpflege.

Neu hinzugekommen sind ausdrücklich etwa Eichkosten für Messgeräte und einzelne Smart-Home-Infrastrukturkosten, sofern sie gemeinschaftlich genutzt werden und mietvertraglich vereinbart sind.​

Das ist bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung wichtig:

• Der Abrechnungszeitraum muss exakt ein Jahr und für alle Kostenarten gleich lang sein.
• Der verwendete Umlageschlüssel (meist Wohnfläche oder Personenanzahl) muss dem Mietvertrag und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Es dürfen ausschließlich Kosten enthalten sein, die in § 2 BetrKV ausdrücklich gelistet und im Mietvertrag vereinbart sind – Instandhaltungskosten sind weiterhin nicht umlagefähig.​

Für Mieter gilt:

• Sie haben das Recht, alle Rechnungen, Verträge und Abrechnungsbelege beim Vermieter einzusehen – seit 2025 geht das auch digital per E-Mail oder Portal.​
• Bei Fehlern oder unklaren Kostenpositionen kann innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang Widerspruch erhoben werden.

2025 relevant:

Durch aktuelle gesetzliche Änderungen müssen Vermieter energiebezogene Kosten – wie Heizkosten und die seit 2023 geltende CO₂-Kostenaufteilung – noch transparenter aufschlüsseln und Modernisierungsumlagen detailliert dokumentieren. Zusätzlich können bestimmte neue Technik- und Versicherungskosten, etwa für Smart-Home-Systeme, Elementarschadenversicherungen oder den Kabel-/Antennenanschluss, umgelegt werden, sofern sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

Die sorgfältige Kontrolle der Betriebskostenabrechnung schützt vor unzulässigen Forderungen und bietet Mieter:innen Sicherheit.

Lesen Sie auch:

• Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter

• Umlagefähige Nebenkosten: Überblick für Eigentümer und Mieter

FAQ – Weitere wichtige Fragen zum Thema Betriebskosten und Betriebskostenabrechnung

1. Wie viel Euro Betriebskosten sind normal?

Für 2024 und 2025 werden die durchschnittlichen Betriebskosten für Wohnungen in Deutschland auf etwa 2,50 € bis 4,50 € pro Quadratmeter und Monat geschätzt. Im deutschlandweiten Schnitt liegen die Werte weiterhin bei etwa 2,51 € (Stand 2024), doch in Metropolregionen werden mittlerweile durchschnittlich rund 3,45 € pro Quadratmeter fällig.

Für eine 80-Quadratmeter-Wohnung können Sie bei mittlerer Ausstattung und Verbrauch im Jahr 2025 mit folgendem Kostenrahmen rechnen:

• Im Durchschnitt: 2,50 € bis 3,80 € pro m²/Monat (je nach Lage und Verbrauch)
• Gesamt pro Jahr: ca. 2.400 € bis 3.650 €
• Große Städte / im Topsegment: bis zu 4,50 € pro m²/Monat möglich
  
  

Die wichtigsten Faktoren für Abweichungen sind Energiepreise, Ausstattung, Services (Hausmeister, Reinigung) und Region. Wer sparsamer haushaltet und energetisch günstigen Wohnraum nutzt, bewegt sich meist am unteren Rand der Bandbreite.

2. Wie lange dürfen Betriebskosten nachgefordert werden?

Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zusenden (§ 556 BGB). Nur innerhalb dieser Frist dürfen sie Nachforderungen geltend machen. Wird die Abrechnung später übergeben, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (z. B. verspätete Rechnungen von Versorgern).

Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter meist 30 Tage Zeit, eine Nachzahlung zu leisten. Innerhalb von 12 Monaten nach Zugang kann der Mieter die Abrechnung auch noch auf Fehler prüfen und Widerspruch einlegen – die Zahlungspflicht bleibt jedoch bestehen. Die Nachforderung selbst verjährt grundsätzlich nach drei Jahren (gesetzliche Verjährungsfrist).

Kurz gesagt:

• Nachforderungsfrist des Vermieters: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (Ausnahmen möglich)
• Zahlungsfrist des Mieters nach Abrechnung: meist 30 Tage
• Prüf- und Widerspruchsrecht des Mieters: 12 Monate nach Zugang
• Verjährung von Nachforderungen: 3 Jahre
  
  

Diese Fristen schützen sowohl Vermieter als auch Mieter vor unbegrenzten Nachforderungen oder rückwirkenden Zahlungen.

3. Wie werden die Betriebskosten nach Personenzahl aufgeteilt?

Die Betriebskosten werden nach der Personenzahl aufgeteilt, wenn das im Mietvertrag so vereinbart ist. Dabei werden die Gesamtkosten durch die Gesamtzahl der Bewohner im Haus geteilt und dann mit der jeweiligen Personenanzahl pro Wohnung multipliziert. Veränderungen in der Personenzahl während des Abrechnungszeitraums werden oft durch sogenannte Personenmonate berücksichtigt – das heißt, die Dauer, die Personen tatsächlich in der Wohnung leben, wird angemessen einbezogen.

Diese Methode eignet sich besonders für Betriebskosten, die direkt vom Verbrauch der Bewohner abhängen, wie Müllabfuhr oder Wasser. Wichtig: Die Personenzahl muss vom Vermieter regelmäßig erfasst werden. Kinder zählen dabei voll mit. Heizkosten werden nicht nach Personen, sondern nach Verbrauch oder Wohnfläche abgerechnet.

Ohne ausdrückliche vertragliche Regelung gilt meist die Umlage nach Wohnfläche.

Kurz und knapp:

• Umlage nach Personenzahl nur bei vertraglicher Vereinbarung
• Kosten durch Gesamtpersonen geteilt, dann anteilig pro Wohnung nach Bewohnerzahl
• Personenmonate berücksichtigen zeitliche Veränderungen
• Kinder zählen voll
• Heizkosten nicht nach Personen, sondern verbrauchsabhängig abrechnen

4. Wo trage ich die Betriebskosten in der Steuererklärung ein?

Betriebskosten kannst du in der Steuererklärung je nach Zweck unterschiedlich eintragen:

• Als Mieter: Du kannst haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen aus den Betriebskosten anteilig absetzen. Diese trägst du in der Anlage „Haushaltsnahe Aufwendungen“ ein. Wichtig ist, dass nur die Arbeitskosten, nicht die Materialkosten absetzbar sind. Beispiele sind Reinigung, Gartenpflege oder Hausmeisterdienste.
• Als Unternehmer oder Vermieter: Betriebskosten für betrieblich genutzte Räume oder vermietete Immobilien gelten als Betriebsausgaben. Wenn du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machst, trägst du diese Kosten in der Anlage EÜR ein, zum Beispiel in Zeile 39 (Mieten und Nebenkosten).
• Privat: Als privater Mieter kannst du Betriebskosten nicht direkt absetzen, außer du hast ein häusliches Arbeitszimmer, das fast ausschließlich beruflich genutzt wird. Dann kannst du anteilige Kosten geltend machen.
  
  

Zusammengefasst:

• Betriebskosten für steuerliche Absetzbarkeit als Mieter: Anlage „Haushaltsnahe Aufwendungen“ (Arbeitskosten)
• Für Unternehmer/Vermieter: Anlage EÜR in der Steuererklärung
• Private Mieter ohne Arbeitszimmer: Betriebskosten meist nicht absetzbar

Eine genaue Aufstellung und Nachweise der Kosten sind dabei wichtig.

5. Wie muss eine korrekte Betriebskostenabrechnung aussehen?

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung muss bestimmte formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen, um für Mieter transparent und nachvollziehbar zu sein. Die folgenden Punkte sind zwingend zu berücksichtigen:

• Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung muss sich auf einen Zeitraum von in der Regel 12 Monaten beziehen (z. B. Kalenderjahr).
• Fristgerechte Erstellung: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Nach Ablauf dieser Frist können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden, außer der Vermieter hat die Verzögerung nicht zu vertreten.
• Umlagefähige Betriebskostenarten: Alle in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definierten Kostenarten müssen vollständig und korrekt aufgeführt werden – beispielsweise Heizkosten, Wasserkosten, Müllabfuhr, Hausmeisterkosten.
• Gesamtkosten und Kostenverteilung: Für jede Kostenart sind die Gesamtkosten anzugeben sowie der angewandte Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenanzahl).
• Berechnung des Mieteranteils: Die Abrechnung muss nachvollziehbar darstellen, wie der individuelle Kostenanteil des Mieters berechnet wurde (z. B. 70 m² von 700 m² = 10 %).
• Ergebnis der Abrechnung: Es ist anzugeben, ob sich für den Mieter eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung ergibt.
• Belegeinsicht: Vermieter müssen Belege nicht automatisch mitsenden, aber sie auf Verlangen des Mieters vorlegen.
• Einzelabrechnung vom Abrechnungsdienst: Wird ein externer Dienstleister (z. B. ista, Techem, Brunata) eingesetzt, muss die individuelle Einzelabrechnung des Dienstes beigelegt oder zur Einsicht angeboten werden.
• CO₂-Kosten richtig ausgewiesen: Seit Einführung des CO₂-Kostengesetzes müssen die anteiligen CO₂-Kosten transparent und getrennt dargestellt werden. Die Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter ist verpflichtend anzugeben.
• Berücksichtigung von § 35a EStG: Aufwendungen, die haushaltsnahe Dienstleistungen enthalten (z. B. Gartenpflege, Hausmeister), müssen separat ausgewiesen sein, damit Mieter diese steuerlich geltend machen können.
• Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Die Abrechnung muss klar strukturiert, verständlich und für Laien nachvollziehbar sein.
  
  

Eine formal korrekte und verständliche Betriebskostenabrechnung schafft Transparenz, vermeidet Streitigkeiten und ermöglicht Mietern eine problemlose Nachvollziehbarkeit der abgerechneten Kosten.

Beispielstruktur einer aktuellen Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025:

• Überschrift: Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum 01.01.2025 – 31.12.2025
• Adresse der Mietwohnung und Name des Mieters
• Nutzungszeitraum des Mieters (bei Einzug/Auszug abweichend vom Abrechnungszeitraum)
• Auflistung der Betriebskostenarten mit Gesamt- und Einzelkosten
• Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenzahl)
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Verrechnung bereits geleisteter Vorauszahlungen
• Forderung oder Rückerstattung
• Bankverbindung des Vermieters für Nachzahlungen
• Hinweis: Bei einem Guthaben muss der Mieter seine Bankverbindung übermitteln
• Datum und Unterschrift des Vermieters

6. Wo kann ich meine Betriebskostenabrechnung kostenlos prüfen lassen?

Sie können Ihre Betriebskostenabrechnung an verschiedenen Stellen kostenlos prüfen lassen:

1. Mietervereine: Viele örtliche Mietervereine bieten eine kostenlose oder kostengünstige Prüfung der Betriebskostenabrechnung an. Meist ist eine Mitgliedschaft erforderlich, manche Vereine bieten aber Erstberatungen gratis an.

2. Verbraucherzentrale: Auch die Verbraucherzentrale unterstützt bei der Prüfung von Betriebskostenabrechnungen. Das Angebot kann regional variieren, teilweise sind Beratungen kostenlos oder gegen geringe Gebühr möglich.

3. Online-Prüfungsdienste: Es gibt kostenlose Online-Tools und Plattformen, auf denen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung hochladen und automatisch prüfen lassen können, z. B. mietcheck.de oder nebukon.de. Diese Tools ersetzen keine individuelle Rechtsberatung, geben aber erste Hinweise.

4. Rechtsberatung durch Fachanwälte: Manche Anwälte bieten eine kostenfreie Erstberatung an, um Ihre Betriebskostenabrechnung zu prüfen – oft online oder telefonisch.

5. Mieterschutzbund: Analog zum Mieterverein bietet auch der Mieterschutzbund Beratung und Hilfe bei der Prüfung von Betriebskostenabrechnungen.

7. Wann ist eine Betriebskostenabrechnung zu spät?

Eine Betriebskostenabrechnung gilt in Deutschland als zu spät, wenn sie nicht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorgelegt wird. Der Vermieter hat also ab dem Ende des Abrechnungszeitraums (oft das Kalenderjahr) genau ein Jahr Zeit, dem Mieter die Abrechnung zuzusenden (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wird die Betriebskostenabrechnung nach Ablauf dieser Frist übergeben, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen mehr geltend machen – es sei denn, er hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten (z. B. durch schwerwiegende Gründe).

Wichtige Punkte:

• Abrechnungszeitraum: meist ein Kalenderjahr (z. B. 01.01. – 31.12.)
• Frist für die Abrechnung: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
• Nach Ablauf der Frist sind Nachforderungen nicht mehr möglich
• Vorauszahlungen des Mieters bleiben bestehen