Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter

Einmal im Jahr muss der Vermieter für seine Mieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen – sofern der Mieter monatliche Betriebskostenvorauszahlungen leistet. Für den Vermieter ist die Aufstellung der Abrechnung oft mit einem hohen Aufwand verbunden, nicht selten schleichen sich hierbei Fehler ein. Um Unstimmigkeiten zwischen den beiden Mietparteien zu vermeiden, geben die VON POLL IMMOBILIEN Experten Vermietern hilfreiche Tipps, auf welche Fehlerquellen sie bei der Erstellung einer Betriebskostenrechnung achten müssen.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Mietverhältnisse und spielt eine entscheidende Rolle bei der transparenten Abrechnung von Betriebskosten für Mieter und Vermieter. Sie enthält eine detaillierte Aufstellung aller Kosten, die neben der Kaltmiete für eine Immobilie anfallen. Typischerweise beinhaltet die Nebenkostenabrechnung Ausgaben wie Heizung, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Hausmeisterdienste, Treppenhausreinigung und andere betriebskostenrelevante Positionen. Diese Kosten werden auf die Mieter umgelegt und sind in vielen Mietverträgen festgelegt.

Die Nebenkostenabrechnung wird in der Regel einmal im Jahr erstellt und dem Mieter zugesandt - entweder vom Eigentümer selbst oder von einer von ihm beauftragten Hausverwaltung. Sie dient dazu, die tatsächlich angefallenen Kosten mit den Vorauszahlungen des Mieters zu vergleichen. Wenn die tatsächlichen Kosten höher sind als die Vorauszahlungen, muss der Mieter die Differenz nachzahlen. Sind sie niedriger, erhält der Mieter eine Rückerstattung.

Warum ist die Nebenkostenabrechnung wichtig für Mieter und Vermieter?

Die Nebenkostenabrechnung ist für Mieter und Vermieter gleichermaßen wichtig, da sie Transparenz und Fairness in Bezug auf die Betriebskosten sicherstellt. Mieter können anhand der Abrechnung genau nachvollziehen, welche Kosten für sie entstanden sind und ob die Vorauszahlungen angemessen waren. Alle relevanten Belege und Dokumente sollten aus diesem Grund sorgfältig aufbewahrt werden.

Für Vermieter ermöglicht die Nebenkostenabrechnung eine gerechte Verteilung der tatsächlich angefallenen Kosten und trägt zur finanziellen Planung und Verwaltung der Immobilie bei. Durch eine klare und präzise Nebenkostenabrechnung können potenzielle Konflikte vermieden und das Vertrauensverhältnis zwischen den Mietparteien gestärkt werden.

Unterschiede aus der Perspektive des Mieters und Vermieters

Die Nebenkostenabrechnung unterscheidet sich in einigen Aspekten je nachdem, ob man sie aus der Perspektive des Mieters oder des Vermieters betrachtet:

• Inhalt: Für den Mieter enthält die Nebenkostenabrechnung eine detaillierte Auflistung aller umlagefähigen Kosten, die während des Abrechnungszeitraums angefallen sind. Der Vermieter muss transparent darlegen, wie die Kosten berechnet wurden und welche Anteile auf den einzelnen Mieter entfallen. Für den Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung eine Zusammenstellung der tatsächlich angefallenen Betriebskosten und deren Verteilung auf die Mieter.
• Perspektive: Aus Sicht des Mieters dient die Nebenkostenabrechnung dazu, zu überprüfen, ob die Vorauszahlungen angemessen waren und ob die berechneten Kosten gerechtfertigt sind. Für den Vermieter ist die Abrechnung ein Instrument zur Verwaltung und Dokumentation der Betriebskosten seiner Immobilie.
• Verantwortlichkeit: Der Vermieter ist verantwortlich für die korrekte Erstellung und rechtzeitige Zustellung der Nebenkostenabrechnung an die Mieter. Die Mieter sind ihrerseits dafür verantwortlich, die Abrechnung zu prüfen und eventuelle Unstimmigkeiten rechtzeitig zu melden.
• Rechtliche Bedeutung: Die Nebenkostenabrechnung hat rechtliche Bedeutung für beide Parteien. Für den Mieter ist sie relevant, um über eventuelle Nachzahlungen informiert zu werden und sein Budget entsprechend anzupassen. Für den Vermieter ist sie wichtig, um die korrekte Abrechnung der Betriebskosten sicherzustellen und mögliche Ansprüche gegenüber den Mietern geltend zu machen.

Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?

Nicht alle Kosten, die im Rahmen der Vermietung einer Immobilie entstehen, können auf den Mieter umgelegt werden. Die umlegbaren Betriebskosten sind abschließend in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet. Diese umfassen ausschließlich laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten, die für den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie und ihrer Anlagen anfallen.

Zu den umlegbaren Betriebskosten gehören unter anderem:

• Grundsteuer (§ 2 Nr. 1 BetrKV)
• Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung (§ 2 Nr. 2 und 3 BetrKV)
• Kosten der Müllbeseitigung und Straßenreinigung (§ 2 Nr. 8 und 9 BetrKV)
• Kosten für den Hausmeisterdienst (§ 2 Nr. 14 BetrKV, ausgenommen Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten)
• Kosten für Heizung und Warmwasser (§ 2 Nr. 4 bis 6 BetrKV)
• Kosten für die Gebäudeversicherung (§ 2 Nr. 13 BetrKV, z. B. Feuerversicherung, Sturmversicherung).

Darüber hinaus gibt es den Posten sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV). Hierunter fallen nur Kosten, die nicht ausdrücklich in den übrigen Positionen genannt sind, aber in den Bereich der Betriebskosten passen. Diese Kosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt und näher beschrieben werden, um umgelegt werden zu können.

Nicht umlegbare Nebenkosten

Bestimmte Kostenpositionen sind von der Umlage auf die Mieter ausgeschlossen. Dazu gehören:

1. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Kosten für Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Diese trägt allein der Vermieter.
2. Verwaltungskosten: Dazu zählen beispielsweise Kosten für die Buchhaltung, das Mahnwesen oder die Organisation der Immobilie (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).

Hinweis:

Damit die Betriebskosten rechtmäßig auf die Mieter umgelegt werden können, müssen diese im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sein. Eine pauschale Verweisung auf § 2 BetrKV ist möglich, jedoch wird empfohlen, die umlegbaren Kosten einzeln aufzuführen, um Missverständnisse zu vermeiden. Im Zweifel holen Sie sich rechtlichen Rat bei einem spezialisierten Rechtsanwalt.

Gesetzliche Regelungen

Die gesetzlichen Regelungen zur Nebenkostenabrechnung schützen Mieter vor überhöhten oder ungerechtfertigten Kosten und schaffen klare Rahmenbedingungen für Vermieter. Diese Regelungen finden sich insbesondere im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie in der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Rechtsgrundlagen für die Umlage von Nebenkosten

1. § 556 BGB:
   Der Vermieter ist berechtigt, Betriebskosten, die durch den Betrieb des Gebäudes entstehen, auf den Mieter umzulegen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag entweder konkret benannt oder durch Verweis auf § 2 BetrKV definiert sein.
2. Betriebskostenverordnung (BetrKV):
   Die BetrKV legt abschließend fest, welche Kostenarten grundsätzlich als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Umlagefähige Betriebskosten umfassen z. B. Heizung, Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Hausmeisterdienste, Gartenpflege und Versicherungen.
   Nicht umlegbare Kosten: Kosten für Instandhaltungen, Reparaturen, Verwaltung oder Schönheitsreparaturen dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Verpflichtungen des Vermieters bei der Nebenkostenabrechnung

1. Erstellungspflicht:
   Der Vermieter ist verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter rechtzeitig zuzuleiten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Die Abrechnung muss den Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate) umfassen und innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er Nachforderungen nicht mehr geltend machen.
2. Inhalt der Abrechnung:
   Die Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar und verständlich sein. Sie muss enthalten:

• Die Gesamtkosten der jeweiligen Betriebskostenpositionen,
• Den Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenzahl),
• Die individuellen Kostenanteile der Mieter,
• Vorauszahlungen des Mieters und die resultierende Nachzahlung oder das Guthaben.

Rechte des Mieters

1. Prüfungsrecht:
   Der Mieter hat das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und die zugrunde liegenden Belege beim Vermieter einzusehen (§ 259 BGB).
2. Widerspruchsfrist:
   Widersprüche gegen die Abrechnung müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang geltend gemacht werden (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Versäumt der Mieter diese Frist, verliert er in der Regel das Recht auf Einwendungen.

Schritte zur korrekten Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Vermieter

1. Sammeln von Belegen:
   Vermieter sollten alle relevanten Belege und Dokumente systematisch sammeln, z. B. Rechnungen für Heizung, Wasser, Müllentsorgung, Versicherungen usw.
2. Erfassen der Kosten:
   Die Belege müssen entsprechend den Kostenarten und den Mietparteien zugeordnet werden. Wichtig ist die korrekte Anwendung von Verteilerschlüsseln (z. B. Wohnfläche, Verbrauch). Dabei sind die gesetzlichen Vorgaben, z. B. aus der Heizkostenverordnung (HeizkostenV), zu berücksichtigen.
3. Erstellung der Abrechnung:
   Die Abrechnung sollte die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, die Anteile der Mieter und deren Vorauszahlungen nachvollziehbar auflisten. Transparenz und Übersichtlichkeit sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
4. Zustellung an die Mieter:
   Die Abrechnung muss den Mietern rechtzeitig zugestellt werden, spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Vermieter sollten die Zustellung dokumentieren, z. B. durch Einschreiben, um im Streitfall den fristgerechten Zugang nachweisen zu können.
   
   

Fristen und Verjährung

Um Ansprüche aus einer Nebenkostenabrechnung nicht zu verlieren oder die rechtzeitige Geltendmachung zu ermöglichen, sollten sowohl Vermieter als auch Mieter die maßgeblichen Fristen kennen und einhalten. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Streitigkeiten zu vermeiden und die jeweiligen Rechte zu wahren.

1. Erstellung und Zustellung der Nebenkostenabrechnung
   Der Vermieter ist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Erfolgt die Zustellung nicht fristgerecht, ist der Vermieter grundsätzlich mit Nachforderungen ausgeschlossen. Ausnahmen bestehen nur, wenn der Vermieter die verspätete Zustellung nicht zu vertreten hat.
   
   
2. Prüffrist für den Mieter
   Dem Mieter steht nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB eine Frist zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung zu, in der er Unstimmigkeiten und Einwände geltend machen kann. Diese Frist beträgt 12 Monate ab dem Zugang der Abrechnung. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwände nur noch vorbringen, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Es ist daher ratsam, Einwände zeitnah und spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist vorzubringen, um rechtliche Nachteile zu vermeiden.
   
   
3. Verjährungsfristen für Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung
   Ansprüche aus einer Nebenkostenabrechnung unterliegen gemäß § 195 BGB der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Für eine Nebenkostenabrechnung des Jahres 2023 endet die Verjährung somit am 31. Dezember 2026. Dies gilt sowohl für Nachforderungen des Vermieters als auch für Rückzahlungsansprüche des Mieters.

Hinweis:
Bei Unklarheiten oder Zweifelsfragen zu den Fristen oder zur rechtlichen Beurteilung von Nebenkostenabrechnungen sollte der Rechtsrat eines spezialisierten Anwalts eingeholt werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn individuelle Umstände oder abweichende Regelungen im Mietvertrag eine Rolle spielen.

Nebenkostenabrechnung zu spät eingereicht? Folgen und Konsequenzen 

Eine verspätet eingereichte Nebenkostenabrechnung kann sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter rechtliche und praktische Konsequenzen haben. Die maßgeblichen Rechte und Pflichten sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere in § 556 BGB, geregelt.

Für den Vermieter:

1. Verlust von Nachzahlungsansprüchen:
   Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen. Verstreicht diese Frist, kann der Vermieter Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, die verspätete Abrechnung ist nicht auf ein Verschulden des Vermieters zurückzuführen.
   
   
2. Rechtliche Konsequenzen bei Fristversäumnis:
   Eine verspätete Abrechnung begründet keinen eigenständigen Anspruch des Mieters auf Schadensersatz oder Mietminderung. Jedoch kann der Mieter rechtliche Schritte einleiten, um die Erstellung der Abrechnung zu erzwingen.

Für den Mieter:

1. Unsicherheit über Kosten:
   Eine verspätete Nebenkostenabrechnung kann dazu führen, dass der Mieter keine Klarheit über mögliche Nachzahlungen oder Rückerstattungen hat. Dies kann finanzielle Planungen erschweren, hat jedoch keine direkten rechtlichen Konsequenzen für den Mieter.
   
   
2. Verzögerung bei Rückerstattungen:
   Wenn eine Nebenkostenabrechnung zugunsten des Mieters ausfällt, hat dieser einen Anspruch auf Rückerstattung. Eine verspätete Abrechnung kann die Auszahlung verzögern. Der Anspruch des Mieters auf Erstattung verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB i.V.m. § 199 Abs. 1 BGB).

Rechte und Pflichten im Überblick:

1. Recht des Mieters auf Abrechnung:
   Der Mieter hat das Recht, eine Nebenkostenabrechnung zu erhalten. Diese muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt und zugestellt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
   
   
2. Pflicht des Vermieters zur fristgerechten Abrechnung:
   Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt zum Ausschluss von Nachforderungen, entbindet den Vermieter jedoch grundsätzlich nicht von seiner Pflicht zur Abrechnung.
   
   
3. Konsequenzen bei Fristversäumnis:
   Der Mieter kann den Vermieter auffordern, die Abrechnung vorzulegen. Er hat jedoch keinen Anspruch auf Schadensersatz oder Mietminderung allein aufgrund der verspäteten Abrechnung. In Extremfällen kann ein Mieter rechtliche Schritte einleiten, um die Abrechnung zu erzwingen.

Hinweis:
Die rechtlichen Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung sind von den Umständen des Einzelfalls abhängig. Zur Klärung individueller Rechte und Ansprüche wird empfohlen, den Rat eines spezialisierten Rechtsanwalts einzuholen.

Tipps und Tricks zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung

Sowohl Mieter als auch Vermieter sollten die Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen bzw. erstellen, um Fehler oder Unstimmigkeiten zu vermeiden und rechtliche Konflikte zu reduzieren. Die folgenden Tipps helfen dabei, die jeweiligen Rechte und Pflichten besser wahrzunehmen.

Für Mieter:

1. Korrekte Zuordnung der Kosten:
   Überprüfen Sie, ob alle Kostenpositionen mit den Vereinbarungen im Mietvertrag übereinstimmen. Nur solche Nebenkosten dürfen umgelegt werden, die ausdrücklich im Mietvertrag genannt sind (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB).
2. Plausibilität der Berechnung:
   Kontrollieren Sie die angewendeten Umlageschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenzahl) und prüfen Sie, ob diese den Regelungen im Mietvertrag oder den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Eine Abweichung von der vereinbarten Methode ist nur mit Ihrer Zustimmung zulässig.
3. Vollständigkeit der Belege:
   Als Mieter haben Sie das Recht, die Originalbelege der Abrechnung einzusehen (§ 259 BGB). Überprüfen Sie, ob die angegebenen Kosten mit den tatsächlichen Belegen übereinstimmen und keine unzulässigen Positionen enthalten sind, wie z. B. Verwaltungskosten oder Reparaturen, die grundsätzlich nicht umlagefähig sind.
4. Einhaltung der Fristen:
   Nach Zugang der Nebenkostenabrechnung haben Sie 12 Monate Zeit, um Einwände geltend zu machen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nutzen Sie diese Frist, um Fehler rechtzeitig zu melden und Ihre Ansprüche zu wahren.

Für Vermieter:

1. Korrekte Erfassung der Kosten:
   Ermitteln Sie alle umlagefähigen Nebenkosten sorgfältig und vollständig. Prüfen Sie, ob die Kostenarten mit § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) übereinstimmen. Nicht umlagefähige Kosten, wie etwa Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten, dürfen nicht in der Abrechnung auftauchen.
2. Transparente Aufstellung:
   Stellen Sie die Nebenkostenabrechnung übersichtlich und verständlich dar. Sie sollte den Zeitraum, die Gesamtkosten, den Umlageschlüssel und den Anteil des jeweiligen Mieters klar ausweisen. Unklare Abrechnungen können zu Einwänden oder Streitigkeiten führen.
3. Bereitstellung von Belegen:
   Halten Sie alle Belege und Nachweise bereit, die die Nebenkostenabrechnung stützen. Auf Verlangen des Mieters müssen Sie Einsicht in diese Belege gewähren. Eine klare und nachvollziehbare Belegführung erleichtert die Akzeptanz der Abrechnung.
4. Einhaltung der Fristen:
   Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt und dem Mieter zugestellt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Versäumen Sie diese Frist, können Sie in der Regel keine Nachforderungen mehr geltend machen, es sei denn, die Verspätung war unverschuldet.

Hinweis:
Sowohl Mieter als auch Vermieter sollten sich bei Unklarheiten rechtzeitig über ihre Rechte und Pflichten informieren. Bei komplexen Fragestellungen oder Streitigkeiten empfiehlt sich die Beratung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt.

Einfluss der Nebenkostenabrechnung auf die Steuererklärung

Die Nebenkostenabrechnung kann für Mieter und Vermieter Auswirkungen auf die Steuererklärung haben. Sowohl private als auch berufliche Aufwendungen, die in der Abrechnung enthalten sind, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich berücksichtigt werden.

Für Vermieter:

Werbungskosten bei Vermietung:
Betriebskosten, die im Rahmen der Vermietung einer Immobilie anfallen, können als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgesetzt werden (§ 9 EStG). Dazu zählen unter anderem:

• Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen: Diese sind grundsätzlich absetzbar, wenn sie im Zusammenhang mit der Erhaltung der Immobilie stehen.
• Verwaltungskosten: Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Hausverwaltung, Steuerberatung oder Buchhaltung.
• Versicherungsprämien: Prämien für Gebäudeversicherungen oder Haftpflichtversicherungen können ebenfalls als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Nicht abziehbare Kosten:
Kosten, die nicht mit der Vermietung zusammenhängen, wie privat genutzte Aufwendungen oder Anschaffungskosten, sind nicht steuerlich absetzbar (§ 12 EStG).

Für Mieter:

Häusliches Arbeitszimmer:
Mieter können anteilige Betriebskosten aus der Nebenkostenabrechnung absetzen, wenn sie ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Dazu zählen unter anderem:

• Heizung, Strom und Wasser
• Müllentsorgung oder Grundsteuer (anteilig berechnet nach der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche).
  Voraussetzung ist, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt oder ausschließlich beruflich genutzt wird.

Wichtige Hinweise zu absetzbaren Kosten:

• Nicht alle Nebenkosten sind absetzbar:
  Insbesondere Kosten für private Nutzung wie z. B. Gartenpflege, Hausmeisterdienst oder Kabelanschluss können von Mietern in der Regel nicht steuerlich geltend gemacht werden.
• Individuelle steuerliche Behandlung:
  Die Möglichkeit, Nebenkosten steuerlich abzusetzen, hängt von der individuellen Situation ab. Es ist ratsam, sich bei komplexen Fällen oder Unsicherheiten von einem Steuerberater beraten zu lassen.

Zusammenfassung:

Die steuerliche Berücksichtigung der Nebenkostenabrechnung bietet sowohl Mietern als auch Vermietern Möglichkeiten zur Steuerersparnis. Vermieter können viele Betriebskosten als Werbungskosten geltend machen, während Mieter unter bestimmten Voraussetzungen anteilige Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer oder berufliche Aufwendungen absetzen können.

Hinweis:
Zur optimalen Nutzung der steuerlichen Vorteile sollte in Zweifelsfällen ein Steuerberater hinzugezogen werden, da die steuerliche Behandlung je nach Sachlage unterschiedlich ausfallen kann.