24.03.2022
Inhalt dieses Artikels
In Lexikon-Episode 1 des VON POLL IMMOBILIEN Podcasts führen Tim von Campenhausen, Direktor für Vertrieb und Schulungen bei VON POLL IMMOBILIEN, und Moderatorin Petra Konradi ein spannendes Interview zum großen Themenbereich Betriebskostenabrechnung.
Was gibt es dabei zu beachten? Wo ergeben sich eventuelle Fehlerquellen und Fallstricke? Tim von Campenhausen klärt auf über alles Wissenswerte rund um das Thema Betriebskosten auf. Das aufschlussreiche Gespräch können Sie hier jetzt direkt anhören oder als Transkript in 'traditioneller Manier' durchlesen. Wir wünschen Ihnen dabei viel Vergnügen!
Tim von Campenhausen, VON POLL IMMOBILIEN:
» Zu den häufigsten Fehlern bei der Betriebskostenabrechnung zählen eine unvollständige oder verspätete Abrechnung sowie ein Abrechnungszeitraum, der den festgelegten Zeitraum von zwölf Monaten überschreitet. «
Podcast-Episode 'Betriebskosten' – komplettes Transkript
Moderatorin Petra Konradi:
Herzlich willkommen zur ersten Episode unseres Podcasts.
Egal, ob Sie Käufer oder Verkäufer einer Immobilie sind, es gibt Begrifflichkeiten, die haben Sie alle schon einmal gehört und wissen in den meisten Fällen, was sich dahinter verbirgt. Zum Beispiel die Betriebskostenabrechnung, das Erbbaurecht oder die Grunddienstbarkeit. Mit diesem Podcast geben wir Ihnen auditive Lexikon zu solchen und anderen Fachbegriffen aus der Immobilienwelt an die Hand.
Tiefgehend recherchiert und auf den Punkt erklärt. Mein Name ist Petra Konradi. Ich bin die Moderatorin des Podcasts. Das Thema dieser ersten Episode ist die Betriebskostenabrechnung. Unser Gast, mit dem ich darüber reden darf, ist Tim von Campenhausen. Er ist Direktor für Vertrieb und Schulungen bei VON POLL IMMOBILIEN. Herzlich willkommen.
Tim von Campenhausen, Direktor für Vertrieb und Schulungen VON POLL IMMOBILIEN:
Guten Tag, Frau Konradi.
Petra Konradi:
Die Betriebskostenabrechnung ist ein passendes Beispiel für ungewollte formale oder inhaltliche Fehler. Diese können passieren, weil die Aufstellung der Abrechnung oft mit einem hohen Aufwand verbunden ist und sehr komplex sein kann. Damit Ihnen als Eigentümer oder Vermieter einer Immobilie möglichst keine Fehler unterlaufen, kommen hier drei wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten.
Tim von Campenhausen:
Da sind zunächst einmal, auf das Sie zu achten haben, wie Sie schon sagten, formale und inhaltliche Fehler bei der Aufstellung der Betriebskostenabrechnung.
Zum zweiten darauf, dass eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung die Mieter spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen muss.
Und natürlich auch ganz wichtig zu wissen, dass eine formal inkorrekte Abrechnung unwirksam ist, auch wenn sie fristgerecht eingereicht wurde.
Petra Konradi:
Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?
Tim von Campenhausen:
Generell lassen sich und jetzt kommt ein ziemlich lange Auflistung: die Kosten für Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Schornsteinreinigung, Hausbeleuchtung, Reinigungsarbeiten und Gartenpflege, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Antennen und Kabelfernsehen, Aufzug, maschinelle Wascheinrichtungen sowie für den Hausmeister auf den Mieter umlegen.
Zusätzlich gibt es noch einen Posten für sonstige Betriebskosten, die in den übrigen Positionen nicht einbezogen wurden. Und im Paragraphen zwei der Betriebskostenabrechnung sind alle umlegbaren Nebenkosten aufgelistet.
Petra Konradi:
Welche Nebenkosten können nicht umgelegt werden?
Tim von Campenhausen:
Nicht umlegbare Nebenkosten sind dagegen Instandsetzung- und Instandhaltungskosten, ebenso wie die Verwaltungskosten, Versicherungskosten, Leerstandskosten und im Mietvertrag nicht detailliert aufgeführte sonstige Betriebskosten.
Petra Konradi:
Ein ganz entscheidender Punkt ist die Abgabefrist, die wohl wichtigste Frist, die Vermieter beachten müssen. Bis wann muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung vorliegen?
Tim von Campenhausen:
Also die sollte, hatten wir auch schon mal gesagt, die Mieter spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Der Abrechnungszeitraum ist schriftlich im Mietvertrag festgelegt und darf die maximale Periode von zwölf Monaten nicht überschreiten. In der Regel ist der Abrechnungszeitraum konform mit dem Kalenderjahr, also in dem Falle vom 1. Januar bis 31. Dezember. Dementsprechend hat der Vermieter auch bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres Zeit die Betriebskosten korrekt abzurechnen.
Petra Konradi:
Was kann passieren, wenn diese Frist nicht eingehalten wird?
Tim von Campenhausen:
Das Überschreiten der Frist führt dazu, dass der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr leisten muss, da die Abrechnung formal inkorrekt und damit unwirksam ist. Auch wenn der Mieter während des Abrechnungszeitraums auszieht, gilt die Ein-Jahres-Frist. Das heißt, in diesem Fall muss der Vermieter die Monate anteilig berechnen, in denen der Mieter noch im Gebäude gewohnt hat.
Petra Konradi:
Und es gibt da auch noch eine Besonderheit.
Tim von Campenhausen:
Genau. Sollten die tatsächlichen umlagefähigen Nebenkosten niedriger ausfallen als die Vorauszahlung des Mieters, entsteht für den Mieter natürlich ein Guthaben. Dieses muss dem Mieter unabhängig davon, ob die Betriebskostenabrechnung fristgerecht zugestellt wurde oder nicht, binnen 30 Tagen zurückgezahlt werden.
Wenn bei einer ordnungsgemäß erstellten und fristgerecht zugestellten Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlungspflicht seitens des Mieters entsteht, muss dieser Betrag ebenfalls binnen 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung ausgeglichen werden.
Petra Konradi:
Warum sollten formale Fehler zwingend vermieden werden?
Tim von Campenhausen:
Ganz einfach: Eine formal inkorrekte Abrechnung kann zur Unwirksamkeit dieser Abrechnung führen, auch dann, wenn sie fristgerecht eingereicht wurde.
Petra Konradi:
Und wie sieht eine formal korrekte Betriebskostenabrechnung aus?
Tim von Campenhausen:
Dazu gehören zunächst erstmal der Name und die Anschrift des Vermieters sowie des Mieters. Bei mehreren Mietern reicht die Adressierung an einen Mieter. Die genaue Bezeichnung der Mietsache sowie der Abrechnungszeitraum. Und last but not least, zudem muss der Mieter in der Lage sein, die Kosten nachzuvollziehen.
Petra Konradi:
Das bedeutet?
Tim von Campenhausen:
Das bedeutet, die Abrechnung muss eine übersichtliche Aufstellung der Gesamtkosten, den verwendeten Umlageschlüssel und eine Auskunft über die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters enthalten. Daraus ergibt sich dann die Summe der Nachforderung oder des Guthabens.
Petra Konradi:
Zu den häufigsten Fehlern bei der Betriebskostenabrechnung zählen eine unvollständige oder verspätete Abrechnung sowie ein Abrechnungszeitraum, der den festgelegten Zeitraum von zwölf Monaten überschreitet. Oftmals werden auch nicht umlagefähige Nebenkosten abgerechnet oder der Verteilerschlüssel entspricht nicht dem im Mietvertrag genannten. Generell sollten Vermieter darauf achten, formale und inhaltliche Fehler nach bestem Gewissen zu vermeiden.
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